Institutul Român de Ştiinţă şi Tehnologie, o fundaţie al cărei preşedinte sunt, are conturi deschise la ING Bank. În general, suntem mulţumiţi de serviciile acestei bănci, care are un sistem de online banking care facilitează mult operaţiunile bancare. Totuşi, periodic, banca solicită reactualizarea datelor institutului, ocazie cu care impune nişte practici pe care le consider abuzive, fiind în afara cadrului legal existent. Aş dori să documentez aici această situaţie, atât pentru ca şi alţi clienţi ai băncii aflaţi în situaţie similară să poată lua atitudine, cât şi pentru alte cazuri în care diferite organisme solicită asociaţiilor şi fundaţiilor să demonstreze componenţa consiliului director prin extrase din Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor.

În cazul nostru, aceste abuzuri ale băncii, coroborate cu alte constrângeri ale birocraţiei din România, ne-au obligat să renunţăm la participarea în consiliul director al institutului a unui profesor de la Universitatea Harvard.

Atât la deschiderea unui cont, cât şi la actualizarea periodică a datelor, ING solicită administratorilor conturilor de asociaţii sau fundaţii un extras de la Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor sau Registrul Judecătoriei referitor la asociaţii şi fundaţii.

Funcţionarea asociaţiilor şi fundaţiilor e reglementată de Ordonanţa nr. 26 din 30 ianuarie 2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, la care mă voi referi în continuare.

Modificarea componenţei organelor de conducere şi administrare ale fundaţiei se face conform procedurilor stabilite în statutul fundaţiei, cf. art. 16 alin. (3) lit. e) din ordonanţă. Alegerea şi revocarea membrilor consiliului director al asociaţiei se face periodic de către adunarea generală a membrilor asociaţiei, cf. art. 21 alin. (2) lit. c) din ordonanţă. Legea nu prevede obligaţia înregistrării la vreo autoritate a modificării componenţei organelor de conducere şi administrare ale asociaţiei sau fundaţiei.

Sunt obligatorii doar înregistrarea în Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor a modificărilor actului constitutiv sau a statutului asociaţiei sau fundaţiei, cf. art. 33 şi 34 din ordonanţă.

Modificarea componenţei organelor de conducere şi administrare nu reprezintă o modificare a actului constitutiv, deoarece acesta include componenţa nominală a celor dintâi organe de conducere, administrare şi control ale asociaţiei sau fundaţiei, cf. art. 6 alin. (2) lit. g) şi art. 16 alin. (2) lit. g) din ordonanţă, deci doar componenţa iniţială de la momentul înfiinţării.

Actualizarea componenței organelor de conducere din Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor prin modificarea actului constitutiv este într-adevăr posibilă în practică, însă reprezintă un artificiu (implicând modificarea componenţa nominală a celor dintâi organe de conducere, administrare şi control ale asociaţiei sau fundaţiei după o perioadă, posibil îndelungată, de funcționare a asociației sau fundației) și nu o practică normală care să poată sta la baza procedurilor băncii. Actualizarea componenței organelor de conducere din Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor prin modificarea actului constitutiv implică semnarea unui document la notar și o sentință judecătorească, proces care duce la costuri directe de aprox. 500 lei și costuri de oportunitate (timp pierdut pentru persoanele din consiliul director și conducerea executivă) de aprox. 1000 de lei, deci un total de aprox. 1500 lei. Aceste costuri sunt excesive pentru o organizație non-profit, dacă justificarea lor este doar răspunsul la o cerință unilaterală a unei bănci.

Societăţile comerciale, unde orice modificare a administratorilor trebuie înregistrată la Registrul comerţului, funcţionează pe baza altor prevederi legislative, care nu se aplică asociaţiilor şi fundaţiilor. Extrasele de la Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor reflectă doar situaţia statutului şi a actului constitutiv, dar nu reflectă neapărat componenţa actualizată a consiliului director al asociaţiei sau fundaţiei.

Spre deosebire de cazul societăţilor comerciale, unde în majoritatea cazurilor modificarea acţionariatului sau a administratorului este ocazională, iar decizia acţionarilor de a face asta este luată în cunoştinţă de cauză, asumându-şi costurile aferente, în cazul asociaţiilor şi fundaţiilor bunele practici implică modificarea periodică a componenţei consiliului director, de obicei odată la 3 ani, dar posibil chiar anual în cazul asociaţiilor.

Banca își justifică cerințele prin prevederile Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, care are norme de aplicare adoptate prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism și Regulamentul BNR nr. 9/2008 privind cunoaşterea clientelei în scopul prevenirii spălării banilor şi finanţării terorismului.

Analizând aceste reglementări, observăm că Legea nr. 656/2002 indică, la art. 16 alin. (1) lit. b), fără alte detalii: Datele de identificare a clienţilor vor cuprinde: în cazul persoanelor juridice – datele menţionate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum şi dovada că persoana fizică care conduce tranzacţia reprezintă legal persoana juridică. Aceeași prevedere este preluată identic în Regulamentul adoptat prin HG nr. 594/2008, art. 5 alin. (2) lit. b). Prevederile din Regulamentul BNR nr. 9/2008 sunt:

Art. 9
(1)Identificarea clienţilor entităţi persoane juridice sau fără personalitate juridică are în vedere obţinerea cel puţin a următoarelor informaţii:
a)denumirea;
b)forma juridică;
c)sediul social şi, dacă este cazul, sediul unde se situează centrul de conducere şi de gestiune a activităţii statutare;
d)numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;
e)tipul şi natura activităţii desfăşurate;
f)identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive şi/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competenţa de a conduce şi reprezenta entitatea, precum şi puterile acestora de angajare a entităţii;
g)numele beneficiarului real, dacă este cazul, sau, în situaţia prevăzută la art. 22 alin. (2) lit. b) pct. 2 din Legea nr. 656/2002, cu modificările şi completările ulterioare, informaţii despre grupul de persoane care constituie beneficiarul real;
h)identitatea persoanei care acţionează în numele clientului, precum şi informaţii pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.

(2)Instituţiile au obligaţia de a verifica existenţa legală a entităţii, respectiv dacă aceasta este înregistrată în registrul comerţului sau, după caz, într-un alt registru public, precum şi informaţiile şi documentele corespunzătoare cu privire la identitatea persoanei care acţionează în numele clientului şi cele referitoare la natura şi limitele împuternicirii.

(3)Verificarea informaţiilor furnizate de client se va realiza prin orice metodă corespunzătoare, astfel încât instituţia să se asigure de veridicitatea acestor informaţii, ca de exemplu prin obţinerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza înmatriculării ori înregistrării acestora şi a unui extras la zi din acel registru, prin obţinerea unei copii a ultimei situaţii financiare auditate, prin consultarea unor surse publice specializate sau cabinete de avocatură ori societăţi de audit, prin observarea directă a locaţiei la adresa de sediu indicată, prin schimb de corespondenţă şi/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client, prin obţinerea de referinţe de la o altă instituţie.

(4)În cazul absenţei unei cerinţe de înregistrare, verificarea informaţiilor prevăzute la alin. (1) se va realiza pe baza documentelor de constituire şi, după caz, a autorizaţiilor de funcţionare şi/sau a rapoartelor de audit, precum şi prin alte metode de tipul celor prevăzute la alin. (3).

Astfel, potrivit alin. (1) lit. f), este indicat explicit faptul că persoanele care sunt învestite cu competenţa de a conduce şi reprezenta entitatea pot fi numite astfel prin hotărâri ale organelor statutare și nu doar prin actele constitutive.

Situația care apare în cazul absenței unei cerințe de înregistrare a componenței organelor de conducere este indicată explicit la alin. (4). În cazul asociațiilor și fundațiilor, prevederile de mai sus se pot respecta prin verificarea documentelor de constituire, a extrasului la zi din Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor (aceste documente pot sau nu să reflecte situația la zi a componenței organelor de conducere, fără a exista vreo obligație legală ca ele să reflecte situația la zi), dar și prin alte metode cum ar fi copii ale ultimei situații financiare auditate (dacă există) sau consultarea unor cabinete de avocatură / societăți de audit (dacă asociația sau fundația are astfel de colaborări) sau prin schimb de corespondenţă şi/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client (această din urmă metodă se poate aplica oricărei asociații sau fundații).

Alin. (3) mai spune explicit că extrasul la zi dintr-un registru se poate obține nu doar de la client, ci și direct de la un registru public. Registrul asociațiilor și fundațiilor, actualizat periodic, este accesibil online, gratuit. Astfel, cerința băncii ca clienții să obțină și să furnizeze băncii extrase pe hârtie din acest registru este abuzivă, deoarece impune clienților costuri și timp pierdut care nu sunt necesare doarece banca poate obține aceeași informație singură, fără costuri, prin accesarea online a registrului. Obținerea unui extras actualizat, pe hârtie, din acest registru implică deplasarea la judecătorie, investigarea procedurii de obținere a extrasului (care nu este explicată public, deoarece judecătoria presupune că astfel de proceduri sunt efectuate de avocați care au deja cunoștințe despre această procedură; procedura implică cumpărarea unui timbru judiciar de o anumită valoare, depunerea la un anumit birou, ridicarea de la un alt birou), iar apoi o nouă deplasare, sau contractarea și plata unui avocat, deci costuri de aprox. 500 lei.

În plus, ING a mai solicitat ca hotărârea consiliului director de împuternicire a unei persoane în relația cu banca să fie adoptată cu unanimitate de voturi, ceea ce este o imixtiune abuzivă în organizarea unor entități independente, având în vedere că hotărârile consiliului director se iau conform statutului fiecărei entități, unanimitatea nefiind obligatorie. Conform acestor statistici, mărimea medie a unui consiliu director al unei organizaţii nonprofit din SUA este de 16 membri şi aceste consilii se reunesc, în medie, o dată la 1,74 luni. Chiar dacă situaţia din România poate fi diferită în prezent, organizaţiile din ţară ar trebui să tindă către bunele practici internaţionale, iar practicile ING împiedică asta dacă solicită o întâlnire a consiliului director cu prezenţă de 100% într-un interval nu mai mare de 2 luni de la solicitarea băncii de actualizare a datelor.

În concluzie:

• Băncile ar trebui să accepte faptul că Registrul asociațiilor și fundațiilor nu reflectă neapărat componenţa actualizată a consiliului director al asociaţiei sau fundaţiei;
• Băncile ar trebui să accepte hotărârile organelor statutare, sub semnătură privată, care indică componenţa actualizată a consiliului director al asociaţiei sau fundaţiei;
• Băncile ar trebui să accepte, în cazul în care Registrul asociațiilor și fundațiilor nu reflectă componenţa actualizată a consiliului director al asociaţiei sau fundaţiei, alte metode de verificare legale cum ar fi copii ale ultimei situații financiare auditate (numai dacă există) sau consultarea unor cabinete de avocatură societăți de audit (numai dacă asociația sau fundația are astfel de colaborări) sau prin schimb de corespondenţă şi/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client (această din urmă metodă se poate aplica oricărei asociații sau fundații);
• Băncile ar trebui să consulte direct varianta online a Registrului asociațiilor și fundațiilor, nu să ceară clienților aducerea de extrase pe hârtie;
• Băncile ar trebui să accepte și hotărâri ale consiliului director de împuternicire a unei persoane în relația cu banca care nu sunt luate cu unanimitate de voturi, dar sunt luate statutar.